Pitäisi on hyvin kuormittava tunne: vaikka tekisit joka päivä valtavan määrän tehtäviä, moni asia saattaa silti junnata paikallaan. Voit myös lykätä tiettyjä tehtäviä, jotka tekemättöminä kuormittavat. Eisenhowerin matriisi auttaa ajanhallinnassa: mallin avulla luokittelet tehtävät sinua palvelevaan tärkeysjärjestykseen.
Ajanhallinta: Eisenhowerin matriisi auttaa varaamaan aikaa kaikkein tärkeimpiin tehtäviin.
Yhdysvaltain entisen presidentti Dwight D. Eisenhowerin kerrotaan sanoneen: ”Harvoin se, mikä on kiireellistä, on tärkeää ja harvoin se mikä on tärkeää, on kiireellistä”. Mikäli päivä kuluu toinen toistaan kiireellisimpiä tulipaloja sammutellessa, voi tämä viisaus kuulostaa masentavalta. Mikäli tehtävä on tärkeä mutta ei niin kiireellinen, saattaa se helposti jäädä to do -listan loppupäähän tai unohtua kokonaan.
Eisenhowerin lentävän lauseen myötä luotu Eisenhowerin matriisi auttaa sinua varaamaan aikaa myös niille kaikkein tärkeimmille tehtäville, jotka harvoin ovat kiireellisiä. Voit käyttää matriisia ajanhallintaan työssäsi tai esimerkiksi suunnitellessasi arjen askareita tai jouluvalmisteluita.
Eisenhowerin matriisi vähentää stressiä
Eisenhowerin matriisin avulla priorisoit tehtäviä. Mallin avulla saat vähemmän kiireellisiä mutta tärkeitä tehtäviä tehtyä. Se auttaa sinua myös vähentämään stressiä: iso osa stressistä tulee näet siitä, ettet ole jäsennellyt tehtävien kokonaisuutta.
Mikäli tehtävälista on iso, harmaa ja muodoton kaaosta muistuttava pallo, on siitä vaikeaa saada kiinni. Mikäli saat sen pilkottua pienempiin ja järkeviin palasiin, on kokonaisuutta helpompi hallita.
Näin hyödynnät Eisenhowerin matriisia ajanhallinnassa ja tehtävien priorisoinnissa
Listaa ensimmäiseksi kaikki mieleesi tulevat tehtävät. Listauksen jälkeen jaa tehtävät nelikenttään niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:
1 Tärkeät ja kiireelliset: toimi heti
Ensimmäisenä ovat tehtävät, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä. Tällaiset tehtävät eivät voi odottaa, ja ne saattavat ilmestyä tehtävälistallesi hyvin lyhyelläkin varoitusajalla. Näille tehtäville kannattaa varata pieni aikaikkuna päivän kalenteriin joka päivä.
2 Tärkeät ja ei-kiireelliset: aikatauluta
Seuraavassa ruudussa odottavat tehtävät, jotka ovat tärkeitä mutta ei-kiireellisiä. Nämä ovat usein niitä aidosti tärkeimpiä tehtäviä, jotka vievät työtäsi tai yritystäsi eniten eteenpäin. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi tulevan toiminnan suunnittelu, nykyisen kehittäminen tai isommat projektikokonaisuudet. Mikäli nämä tehtävät ovat vaarassa jäädä kiireellisimpien jalkoihin, kannattaa näille varata kalenteriin aikaa. Voit myös asettaa tehtäville deadlineja, jos se motivoi sinua tekemään ne ajallaan pois alta.
3 Kiireelliset, ei-tärkeät: delegoi, automatisoi tai tee nopeasti pois alta
Kolmanteen ruutuun sijoittuvat kiireelliset mutta ei niin tärkeät asiat. Jos teet paljon, mutta mikään ei oikeasti etene, olet todennäköisesti tehnyt enimmäkseen näitä tehtäviä. Pohdi, voitko delegoida jotakin eteenpäin. Mikäli olet yksinyrittäjä, voisitko ulkoistaa näitä tehtäviä toiselle ammattilaiselle? Jos ulkoistaminen ei juuri nyt tule kysymykseen etkä saa tehtäviä delegoitua, pyri tekemään tehtävät nopeasti pois alta tai automatisoimaan niitä. Mikäli tehtävät eivät ole todella tärkeitä tehtäviä, voitko tinkiä laadusta?
4 Ei-tärkeät, ei-kiireelliset: poista tehtävälistalta
Neljäs matriisin ruutu sisältää ei-kiireelliset ja ei-tärkeät tehtävät. Voitko luopua näistä tehtävistä kokonaan? Voit myös jättää ne tehtävälistan hännille ajatuksella ”jos joskus ehdin, niin palaan tähän”. Mikäli tehtävälistan pituus kuormittaa sinua, pohdi, voitko heittää nämä tehtävät suoraan roskakoriin: palvelevatko ne perustehtävääsi tai työn kehittämistä?
Teksti: Anne Hämäläinen (teksti on julkaistu lyhentämättömänä Metsolanne-blogissa)
PS Annen vinkkejä ajanhallintaan voit kuunnella myös webinaarin tallenteesta. Aiheemme oli Kesytä kalenterisi – lempeää jämäkkyyttä työarkeen. Katso tallenne >>
