Yksinkertaisilla työkaluilla kohti hallitumpaa ajankäyttöä

Elämme jälleen sitä aikaa, kun lähestyvä vuoden loppu aiheuttaa monenlaista aikapainetta ja ajankäyttö mietityttää. Viestijöiden työ on tyypillisesti vauhdikasta, ja työpöydällä on samanaikaisesti useita nopeaa reagointia vaativia työtehtäviä. Löydät tästä postauksesta viisi vinkkiä parempaan ajankäyttöön. 

Oman työn johtamisen ja ajankäytön hallinnan taidot korostuvat, kun deadlinet puskevat päälle, työt saattavat kasaantua ja arki kuormittaa. Kiireessä aika saattaa mennä haahuiluun ja siihen, että yrittää tehdä liian montaa asiaa yhtä aikaa. Lopputulemana mikään ei tule valmiiksi.

Viestintätyöt ovat monilla työpaikoilla lisääntyneet

Procomin keväällä 2021 teettämän kyselyn mukaan viestinnän ammattilaiset ovat kokeneet jaksavansa työssä pääsääntöisesti melko hyvin. Ajankäytön hallinnan kannalta kyselytuloksissa merkille pantavaa on, että sekä ulkoisen että sisäisen viestintätyön määrän nähdään lisääntyneen koronakriisin aikana.

Lisääntynyt työmäärä vaikuttaa viestijöiden työmotivaatioon ja työtyytyväisyyteen, ja kyselyn mukaan esimerkiksi työhönsä tyytyväisiä viestintäjohtajia on Suomessa nyt 35 prosenttiyksikköä vähemmän kuin ennen koronakriisiä. Viestintäjohtajien tyytyväisyys työhönsä on pudonnut edellisestä mittauksesta selkeästi.

Yksi työtyytyväisyyteen vaikuttavista tekijöistä on mahdollisuus ottaa oma ajankäyttö haltuun ja johtaa omaa työtään.

Kokeile tehdä pieni testi: millainen ajankäyttäjä olet, kumpi tyyppi kuvaa sinua?

Ajankäyttö haltuunA) Ajankäyttö on minulla hallinnassa. Tiedän, mitä teen milloinkin ja työ ja vapaa-aika ovat hyvässä balanssissa. Suunnitelmani ja asioiden tärkeysjärjestys ovat selvillä ja tiedän, missä mennään.

B) Ajankäytössäni on haasteita. Työ valuu vapaa-ajalle. Vaikka teen mielestäni paljon töitä, tuntuu, ettei aika riitä kaikkeen. En ole ihan kärryillä, missä mennään. Asiat roikkuvat ja osa unohtuu tai jää kokonaan tekemättä.

Mikäli olet tyyppiä A), hienoa! Kuulostaa siltä, että olet löytänyt itsellesi sopivia työkaluja ajankäytön hallintaan ja oman työsi johtamiseen. Jatka samaan malliin, ja vinkkaa keinoistasi myös kollegalle – hänkin saattaa hyötyä niistä!

Mikäli puolestaan tunnistat itsesi enemmän tyypistä B), ei hätää. Sinulla on mahdollisuus oppia taitavammaksi itsesi johtajaksi ja saada lisää hallinnan tunnetta työhösi. Tärkeintä on, että löydämme sinulle toimivia ajankäytön ja priorisoinnin työkaluja ja rutiineja, jotka helpottavat arkeasi.

Viisi +1 vinkkiä parempaan ajankäyttöön

Löydät alta vinkit, joilla voit helpottaa loppuvuoden työkuormaasi ja kiireen tunnettasi.

1. Pysähdy

Hengitä hetki rauhassa ja tasaa hermostoasi. Mikä on kiireesi juurisyy? Kirjaa ylös kaikki mieleesi tulevat tehtävät – myös ne kaikkein pienimmät. 

2. Priorisoi

Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen. Mikä on kaikkein tärkeintä? Mikä pitää saada tehtyä ensimmäisenä? Siirrä suoraan ensi vuodelle ne tehtävät, jotka eivät ole nyt ajankohtaisia. Onko jotain, minkä voisit delegoida?

3. Kalenteroi

Etsi tehtäville tilaa kalenterista ja merkitse niille aikavaraus. Suosittelen optimismia kaikessa muussa paitsi ajankäytössä. Ole siis aikarealisti ja varaa tehtäville riittävästi aikaa!

4. Pidä huoli tauoista ja “tyhjästä ajasta”

Älä täytä päiviä liian täyteen. Kunnollinen ruokatauko ja pienet mikrotauot päivän mittaan pitävät tutkitustikin yllä vireystilaasi ja työskentelet tuotteliaammin. Huolehdi, että kalenterissasi on myös ‘tyhjää aikaa’, eli aikaa varattuna esimerkiksi paperitöille ja erilaisten ‘tulipalojen sammuttelulle’.

5. Muista, ettei lasiin mahdu enempää vettä, kuin lasiin mahtuu

Et voi tehdä enempää, kuin mihin käytettävissä oleva aikasi riittää. Mikäli sinulla on esihenkilö, keskustele, mihin aika on tärkeää keskittää ja mitä voi siirtää myöhemmäksi tai delegoida. Jos työskentelet yrittäjänä tai freelancerina, tutki ja priorisoi tehtävälistaasi uudestaan.

+6. Tule Kesytä kalenterisi -kurssille!

Entä jos vuonna 2022 olisitkin ajankäyttäjänä tyyppiä A)? Tule mukaan Anne Hämäläisen Kesytä kalenterisi -verkkokurssille, jonka avulla opit ajankäytön hallintaa ja oman työsi johtamista käytännönläheisesti. Työ tehostuu, hallinnan tunne ja selkeys lisääntyvät ja hyvinvointisi kasvaa!

Viestinnän voimatunnilta lisää vinkkejä kalenterin kesyttämiseen – katso tallenne

Viestinnän voimatunnilta saat vinkkejä yleisiin viestinnän ammattilaisten ajankäytön haasteisiin. Saat myös heti käyttöön käytännön työkalun työstä irrottautumiseen ja hallinnan tunteen lisäämiseen.

Katso webinaarin 18.11.2021 tallenne: Kesytä kalenterisi – lempeää jämäkkyyttä työarkeen. Viestinnän voimatunnilla tapaat asiantuntijana ammattikohtaajan ja voimavara-  ja ajankäytön valmentajan Anne Hämäläisen.

Teksti: Anne Hämäläinen, Metsolanne

Jaa artikkeli

Haluatko oman kurssisi myyntiin?

Viestinnän tai markkinoinnin asiantuntija! Kun sinulla on idea ja kurssisisällöt, tarjoamme kodin kurssillesi. Viestintäkurssit.fi tavoittaa oppimisesta kiinnostuneet asiantuntijat.

Lue lisää ja tule mukaan!